Du renginių organizatoriaus P.Šiupieniaus kurti vakarėliai – pasaulinių renginių apdovanojimų nugalėtojai

Į numeris vienas pasaulyje laikomų renginių apdovanojimų, kuriuose renkami išskirtiniausi renginiai bei įgyvendinti rinkodaros projektai, prizininkus, pateko ir privatus, ir verslui organizuotas Pauliaus Šiupieniaus, „Grail Events“ agentūros kūrybos vadovo ir renginių organizatoriaus projektas.

„Daugiau nei 10 metų organizuoju įvairiausius renginius ir vakarėlius, apie juos galiu kalbėti ir kalbėti, tačiau dar maloniau, kai juos pastebi ir įvertina kiti. Tai pirmas toks įvykis, kai Lietuvos agentūra dalyvauja tokio lygio apdovanojimuose ir laimi net dviejose nominacijose. Dalyvaudami šiame konkurse įsitikinome, kad mūsų organizuojami renginiai nenusileidžia bei gali stipriai konkuruoti su Londone, Niujorke, Los Andžele, Katare ar kituose pasaulio didmiesčiuose vykstančiomis, neretai milijonus kainuojančiomis šventėmis“, – sako Paulius Šiupienius.

Sprendimą savo įgyvendintus projektus pristatyti „Eventex“ jis priėmė praėjusiais metais studijuodamas Los Andžele, pas legendinę Brado Pitto, Beyonce, Jim Carrey, Charlise Theron ir kitų žvaigždių mokytoją Ivaną Chubbuck.

„Išskirtinė patirtis mokantis pas Ivaną – atskira tema. O dėl apdovanojimų istorija buvo paprasta – Ivanos buvau pakviestas į vieną Holivude vykstančių raudonojo kilimo vakarėlių. Susipažinus su vietiniais šou pasaulio ir renginių profesionalais bei parodžius savo darbus jie buvo nustebinti – sakė nenumanę, kad pas mus vyksta tokio lygio renginiai ir paragino dalyvauti geriausiais įvardinamuose pasaulio renginių apdovanojimuose.

Iš pradžių į tai reagavau tiesiog kaip į malonų komplimentą, bet vėliau visgi poros renginių nuotraukas, aprašymus ir video medžiagą „Eventex“ nusiunčiau. Džiaugiausi, kai gavau laišką apie patvirtintą dalyvavimą konkurse ir dar labiau pradžiugino žinia apie tai, kad patekome į finalą iškart su abiem pristatytais projektais. Vėliau sužinojau, kad mūsų organizuotas korporatyvinis renginys laimėjo bronzą, o privatus vakarėlis – sidabrą“, – pasakoja P.Šiupienius.

Prestižiniais pasaulio renginių ir rinkodaros kampanijų apdovanojimais laikomi „Eventex“ vyksta Australijoje. Juose konkuruoja dalyviai iš visų žemynų, o tarptautinėje teisėjų komandoje dirba populiariausi ilgamečiai savo srities profesionalai iš skirtingų valstybių ir agentūrų.

„Mums tai – malonus įvertinimas, nes sėkmingai konkuravome su tokiais užsienyje vykstančiais grandioziniais projektais, kaip Youtube, Google ar Pernod Ricard festivaliai, Xiaomi korporatyvinis renginys ir kiti. Įdomus faktas – mūsų organizuotas korporatyvinis „Hegelmann Group“ festivalis surinko daugiau teisėjų balų už didžiulio biudžeto Kataro oro linijų GALA šventę, kurioje koncertavo ir Christina Aguilera. Tai tik įrodo, Lietuvoje vyksta kokybiški, originalūs, aktualūs šių dienų tendencijoms projektai. Jie taip pat yra kur kas optimalesni biudžeto klausimu, lyginant su pasauliniais projektais, kas yra patrauklu mūsų klientams“, – sako P.Šiupienius.

Pasak jo, „Eventex“ projektai buvo vertinami pagal tris aspektus – koncepciją, techninį renginio išpildymą ir renginio rezultatus. Kiekvienoje dalyje balsavo teisėjai ir, surinkus tam tikrą taškų kiekį, dalyvio projektas keliavo į finalą, vėliau buvo galutiniai skelbiami rezultatai.

„Eventex“ apdovanojimuose „Grail Events“ dalyvavo su dviem projektais. Pirmasis – privatus VIP gimtadienis, teisėjų pastebėtas privačių renginių kategorijoje.

„Didžioji dalis mūsų klientų yra Lietuvos ir užsienio verslo organizacijos, tačiau džiaugiamės karts nuo karto organizuodami ir asmenines šventes. Šiam išskirtiniam gimtadienio vakarėliui neveikiančią, seną koncertų salę reikėjo prikelti naujam gyvenimui – užsakovas pageidavo šventę daryti būtent toje erdvėje. Kuriant projektą turėjome kritiškai įvertinti esamą statinio būklę, sukurti originalią, salę neatpažįstamai keičiančią renginio koncepciją, pasiūlyti kelių dalių vakaro programą ir nepriekaištingai viską įgyvendinti. Klientui pasiūlyta kosmoso tema ne tik puikiai tiko pakeisti erdvės nuotaiką, bet ir atitiko kliento gimtadienio temą – būtent kliento gimimo metais pirmasis žmogus išsilaipino mėnulyje. Po renginio gavome puikų grįžtamąjį ryšį tiek iš kliento, tiek iš renginyje dalyvavusių svečių“, – dalinosi P.Šiupienius.

„Eventex“ korporatyvinių renginių kategorijoje „Grail Events“ dalyvavo su vienos didžiausių Lietuvoje logistikos kompanijos „Hegelmann Group“ vasaros festivaliu, skirtu įmonės administracijos darbuotojams iš įvairių šalių.

Organizatoriai klientui turėjo sukurti renginio formatą, kuris leistų inovatyviai ir interaktyviai komunikuoti kompanijos pamatines veiklos vertybes.

„Įdomiu uždaviniu tapo ir tai, kad šį kartą ilgametis klientas, visuomet skiriantis išskirtinį dėmesį kokybei ir renginio svečių gerovei, šventę pageidavo organizuoti nuosavoje erdvėje, šalia esančių logistikos sandėlių. Čia itin svarbus tapo ne tik kūrybinis idėjos sukūrimas bei išpildymas, bet ir nepriekaištingai suplanuotas techninis renginio įgyvendinimas. Betoninėje, laukuose esančioje erdvėje įrengėme visą reikalingą renginio infrastruktūrą – didžiulius paviljonus, maitinimo, gėrimų zonas, visus reikalingus renginio baldus, elektros tiekimą, festivalio lygio garso, vaizdo, šviesos technikas bei programą, sanitarinius mazgus ir kitus apsektus. Džiaugiamės, kad renginys buvo ne tik puikiai įvertintas multikultūrinės renginio auditorijos, kurią sudarė beveik 700 svečių, bet ir gražiai atsispindi nuotraukose, vaizdo medžiagoje“, – sako P.Šiupienius.

Atsižvelgiant į šių dienų globalines problemas bei vyraujančias tendencijas, renginys buvo maksimaliai tvarus – atsisakyta fejerverkų, naudoti perdirbami indai ir įrankiai, rūšiuotos šiukšlės.

Kliento komentaras apie apdovanojimą pelniusį Hegelmann Group Values Summerfest: Agnė Ambrazevičienė, Hegelmann Group marketingo vadovė:

„Jau eilę metų mūsų renginius padeda organizuoti Paulius ir Grail Events komanda. Esame dėkingi už bendradarbiavimą, originalias renginių koncepcijas ir visuomet kokybišką įgyvendinimą. Praėjusių metų renginys „Hegelmann Group Values Summerfest“ buvo organizuojamas įmonės teritorijoje, todėl viskas buvo apgalvota nuo smulkiausių detalių, kaip nuorodos į šventę iki neįprastos scenos koncepcijos įgyvendinimo, interaktyvios programos kūrimo.

Pernai dalyvavęs rekordinis skaičius dalyvių ir grįžtamasis ryšys liudija, kad renginys buvo sėkmingas. Darbuotojai džiaugėsi, kad laiką leido po atviru dangumi ir mėgavosi skaniu, vietoje ruoštu maistu, įtraukiančia programa bei puikia kolegų kompanija.

Mūsų kompanijoje vasaros šventė – laukiamiausias darbuotojų metų renginys, kai skirtinguose miestuose esantys darbuotojai, turi galimybę praleisti laiką kartu vienoje vietoje. Organizuojant tokio tipo renginius darbuotojams, mūsų prioritetas – ne tik smagi pramoga, bet ir prasmingai praleistas laikas kartu.

Praėjusių metų vasaros renginys buvo dedikuotas išgrynintų Hegelmann Group įmonių vertybių diegimui, kurias pristatė tiek patys kompanijos akcininkai, tiek darbuotojai. Visuomet ypatingai skatiname įsitraukti darbuotojus, todėl jau ne pirmą kartą darbuotojai turi galimybę užlipti ant scenos atlikti muzikinių kūrinių, įvairiai improvizuoti ar tiesiog balsuoti ir išrinkti nominacijų laimėtojus. Pernai metų renginys padiktavo ir nominacijų temą – vertybės. Išrinkome po kiekvienos vertybės ambasadorių/-ę“.

Renginių sėkmė – detalėse

Sakoma kad Dievas slypi detalėse, žinau, kad renginių sėkmė – taip pat. Organizuodamas įvairiausius renginius tiksliai žinau – čia nebūna nesvarbių darbų ar pareigų. Renginyje absoliučiai viskas kuria svečių įspūdžius, emocijas ir ateityje išliksiančius prisiminimus – nuo kokybiško garso, teisingai režisuotos programos iki skanaus maisto ir net nepriekaištingai švarių sanitarinių mazgų. Tiek renginyje dirbančių garso ir šviesų režisierių, tiek virtuvės šefų, valytojų ir visų kitų darbuotojų pareigos yra vienodai lemtingos renginio sėkmei. Tai – komandinis darbas“, – teigia Paulius Šiupienius.

Kuriant sėkmingo renginio projektą, procesas su kiekvienu klientu būna vis kitoks, tačiau išskirčiau keletą pagrindinių dalių, į kurias visuomet atkreipiame dėmesį planavimo procese:

• Girdime klientų poreikius ir lūkesčius. Kiekvienas renginys turi vienokius ar kitokius tikslus. Nesvarbu, tai šventinė padėka darbuotojams, naujų kompanijos vertybių diegimas, produkto pristatymas, mokymai ar asmeninis vakarėlis – mums renginio tikslai yra tokie pat svarbūs kaip ir pačiam klientui.
• Įsivertiname renginio biudžetą. Nesvarbu, tai dalykinė kelių verslo partnerių vakarienė ar šimtatūkstantinio biudžeto įmonės festivalis – tinkamas biudžeto valdymas yra būtinas visuomet. Ar ruošiamės jaukiam paminėjimui 10-iai asmenų, o gal spalvingai korporatyvinei fiestai, skirtai 1000-iui įmonės darbuotojų – įsivertiname kiek klientas yra pasiruošę išleisti arba kokios sumos nenorėtų viršyti. Renginių biudžetai neretai būna linkę didėti, nes organizavimo procese užsinorima papildomų dalykų arba ne viskas kainuoja tiek, kiek klientui galėjo pasirodyti prieš tai. Čia į pagalbą ateiname mes – organizatoriai. Tinkamas biudžeto valdymas leidžia pasirinkti teisingiausius ir optimaliausius sprendimus bet kokiems renginiams.
• Mąstome plačiai. Siūlome tai, kas geriausiai atitiks konkretaus kliento poreikius. Renginių formatų gali būti daug, tai nėra tik vakarienė žvakių šviesoje ar įmonės darbuotojų apdovanojimų šou. Masinis muzikinis pižamų vakarėlis, patirčių naktis pilyje, kalėdinė karšto vyno mugė, šventinis ofiso brunch‘as su atrakcijomis ar rytinis pusryčių festivalis nuosavoje erdvėje su gyva muzika gali puikiai tikti tiek įmonių progoms, tiek privačioms šventėms. Pasirinkta originali ir dar neišbandyta koncepcija gali ne tik maloniai stebinti svečius, bet dažnai nereikalauja tiek daug techninių sprendimų ar programos turinio, kas leidžia sutaupyti kaštų;
• Tvarka ir nuoseklumas – visada! Bet koks renginys – tai projektas, turintis idėją, tikslus, planavimą, įgyvendinimą ir rezultatus. Svarbu dirbti nuosekliai, vengti chaoso ir nepamiršti, kad visos klaidos gali būti ištaisomos laiku jas pastebėjus.
• Rizikos. Renginys vyksta lygiai vieną kartą – jo nebepakartosi, tad planavimo procese yra naudinga nusimatyti galimas rizikas. Sukuriame atsarginius planus netikėtoms situacijoms. Retas renginys praeina be netikėtumų, tad geriausia ką galime padaryti – būti jiems pasiruošę. Efektyviai spręsti nenumatytas situacijas padeda ir ilgametė patirtis renginių rinkoje. Gebame čia ir dabar reaguoti taip, kad nei svečiai, nei klientai iškilusių netikėtumų nepastebėtų ir tai, be abejo, niekaip neįtakotų renginio kokybės.
• Skatiname atsipalaiduoti ir mėgautis. Kalbant apie pramoginius renginius – tai ir jų yra esmė. Apskritai – šventes reikia švęsti – čia yra bendras patarimas visiems. Nesvarbu, dirbate su organizatoriais ar šventę susiplanavote patys, visas darbas iki renginio jau padarytas. Būkite svečiais savo renginyje, puoselėkite ryšį su aplinka, kurkite prisiminimus. Būkite čia ir dabar. Ne visada viskas klostysis tiksliai taip kaip numatyta, tačiau svarbu mokėti atsipalaiduoti ir iš širdies mėgautis maloniais momentais!