Ką turite žinoti, prieš įsirengiant biurą: pataria „Town Projects“

Šiandien darbo patalpų įrengimas turi būti toks patrauklus darbuotojui, kad jis nenorėtų iš jų išeiti. Būtent tam visas savo pajėgas meta Vilma Bružienė ir Monika Drigotienė, įkūrusios „Town Projects“ – jų rankose šiandien ir didžiausi projektai, ir garsiausi klientai.

Su jomis kalbamės apie tai, koks yra šiuolaikinis biuras, ko nori darbuotojai ir ką turėtų žinoti įmonės, jog įsirengdamos biurą sutaupytų nemažą dalį biudžeto.

Atradus savo nišą

Prisimindama „Town Projects“ įkūrimą, V.Bružienė dalinasi, kad šią mintį paskatino tuometinis darbas. „Su Monika kartu dirbome vienoje baldų projektus įgyvendinančioje ir baldus tiekiančioje įmonėje. Pastebėjome, kad klientui, kuriam reikia įsirengti biurą ar bet kokios paskirties patalpas, kildavo daugybė klausimų ir tikras galvos skausmas – juk jie neturėdavo baldininko-architekto-dizainerio-baldų montuotojo, t. y., tokių darbuotojų, kurie atitiktų šias kompetencijas, reikalingas, įrengiant patalpas.

Mums kilo mintis, kad jeigu klientas turėtų pagalbą iš šalies, ir projekto įgyvendinimo laikotarpiui pasisamdytų specialistus, sutaupytų ne tik laiko, bet ir galėtų atsidėti tam, kam ir turėtų – savo darbui. Pradėjome tirti rinką ir pastebėjome, kad tai niša – tokios paslaugos niekas nesiūlo. Įkūriau įmonę ir vėliau prisijungė Monika, turinti jau 17-oks metų patirtį baldų ir įrengimo srityje. Nors veiklą pradėjome visi neseniai, bet klientų atsirado labai greitai, nes, kaip mes ir galvojome, poreikis šiai paslaugai tikrai yra“, – dalinasi V.Bružienė.

Verslininkės prideda, kad jų paslaugų sfera išties plati ir apima visą projekto organizavimą ir valdymą nuo... iki.

„Biurų dizainas tampa vis unikalesnis, pabrėžiantis įmonės kultūrą, vertybes. Šiandien labai svarbi tvarumo tema, kurią aptariame bet kuriame susitikime, nesvarbu, ar tai bus biuras, ar viešbutis, ar vaikų darželis, o gal biblioteka. Jeigu tvarumo politikos įmonėje nėra, rekomenduojame ją įdiegti. Mes nekalbame tik apie daiktus, mūsų tikslas – vertybinis. Pavyzdžiui, užduodame paprastą klausimą – ar turite darbo vietoje šiukšliadėžę? Dažnu atveju žmonės nustemba, kodėl to klausiama, nors atsakymas yra teigiamas. Po mūsų projekto valdymo šiukšliadėžių nelieka – juk mesti į tą pačią šiukšliadėžę obuolių graužtuką ir popierius yra visiškai netvaru. Atrodo, toks paprastas dalykas, tačiau tai padeda pereiti ir prisidėti prie tvarios aplinkos kūrimo“, – kalba M. Drigotienė.

Ji priduria, kad šiandien ypač svarbu hibridinio darbo modelis, kadangi po pandemijos į biurus darbuotojai negrįžo ir, turbūt, negrįš, o jeigu biure bus pusė tuščių darbo vietų, tai tie, kurie eina į darbą, tikėtina, gali nuspręsti taip pat likti namuose.

Mūsų indėlis per ergonomiką, hibridinio darbo principus, darbo organizavimą padėti darbdaviui įrengti atitinkamas darbo erdves.

„Mūsų indėlis per ergonomiką, hibridinio darbo principus, darbo organizavimą padėti darbdaviui įrengti atitinkamas darbo erdves. Sužiūrime kiekvieną kvadratinį metrą, kad jis būtų įveiklintas ir dirbtų, nes tai, ko nenaudojame, yra papildomi kaštai ir išlaidos. Mūsų darbas – atsirasti nulinėje stadijoje, kai prasideda kūrybinis procesas. Turime tikrai didelę patirtį ir tuo pačiu mokame kalbėti architektų ir dizainerių kalba, puikiai pažįstame medžiagas, kokios jų panaudojimo galimybės. Kadangi tampame kliento atstovėmis viso projekto vykdymo metu, matome, kad biudžetas dažniausiai nebus teisingas. Įdedame didžiulį indėlį peržiūrėdamos biudžetą, įvertiname situaciją ir turime galimybę išskaidyti projektą į dalis bei įgyvendinti jį taip, kad įmonė pasiektų pačių geriausių rezultatų“, – aiškina Monika.

Vilma akcentuoja, kad svarbu turėti eksperto nuomonę, kadangi tiekėjų yra be galo daug, o jų produkcija skiriasi ir kokybe, ir kaina.

„Kai siūlosi vienas tiekėjas ir priimamas sprendimas pirkti tik iš jo vieno, niekada negalima sutaupyti biudžeto. Nėra tokio baldininko, kuris visus baldinius sprendimus galėtų padaryti geriausiai, būtent todėl mes siūlome išskaidyti projektą. Jau ne vienam klientui tokiu būdu esame sutaupę nuo 15 iki 30 proc. jo numatyto biudžeto, o tai – didžiulės sumos“, – aiškina V. Bružienė.

Pašnekovė taip pat akcentuoja, kad taip sutaupoma ir vidinių resursų, kadangi klientas įtraukiamas tik tada, kai reikia priimti strateginius sprendimus, o tai dažniausiai yra susiję su dizaino konceptu, finansais, bet visos detalės – spalvų, medžiagiškumų derinimai, konkursų organizavimas, šis didžiulis darbas nuimamas nuo kliento pečių, dėl to jie gali susitelkti į savo profesinę sritį. V.Bružienė kalba ir apie tai, su kokiais iššūkiais susiduriama, jeigu tokiam projektui pasirenkamas įmonės viduje dirbantis darbuotojas.

Jau ne vienam klientui tokiu būdu esame sutaupę nuo 15 iki 30 proc. jo numatyto biudžeto, o tai – didžiulės sumos“, – aiškina V.Bružienė.

„Įdomi detalė – kaip manote, kokiam darbuotojui įprastai paskiriamas kuruoti biuro įrengimas įmonėje? Dažniausiai žmonės spėja, kad tai administratorė, bet statistiškai tai pavedama prižiūrėti finansų direktoriui. Nors jis gali įvertinti ir prižiūrėti biudžetą, tačiau jis neturi specifinių žinių, nežino šiuolaikinių tendencijų, principų, kuriais vadovaujantis biurai yra įrengiami.

Tiesa, galima vadovautis principu gražu/negražu, patogu/nepatogu ir pan. Deja, bet tada dažniausiai susiduriama su klaidomis, iškyla nemažai problemų ateityje. Juolab, kad į projektą reikia būti įsitraukus bent pusę metų, todėl žmogui, kuris turi darbą ir papildomų atsakomybių, tai yra labai didelis laiko tarpas. Todėl kai mes pasiūlome savo pagalbą, klientai labai apsidžiaugia ir įvertina, kokia ši paslauga būtina, o mes galime pasidžiaugti, kad su mumis dirba garsiausi prekių ženklai“, – kalba V. Bružienė.

Prisidėjo prie NATO viršūnių susitikimo

Vilmai ir Monikai teko garbė ir atsakomybė prisidėti ir prie NATO viršūnių susitikimo projekto, kuriam atidavė labai daug jėgų bei pastangų.

„Mes įšokome į važiuojantį traukinį, kai buvo jau parinktas dizainas, architekto sukurtos vizualizacijas, atspindinčios tiek NATO, tiek Užsienio reikalų ministerijos, tiek Litexpo poreikius. Mums teko peržiūrėti biudžetą, kas yra labai svarbu, pagal turimas vizualizacijas atrinkti galimus produktų modelius, dalyvauti konkursuose. Buvo ypač svarbu įtilpti ir laiko rėmus, išlaikyti kokybinius parametrus, todėl mes šį projektą išskaidėme į daugybę dalių. Projektų valdymas iš mūsų pusės buvo rūpinimasis vidaus interjeru – įsivaizduokite – devyni kilometrai užuolaidų, 16 tūkst. kv. m kilimų, kėdės, minkštasuoliai...

Viską pavyko įgyvendinti dar anksčiau nei planavome, todėl beliko ramiai laukti NATO viršūnių renginio. Tas susitelkimas ir lyderystė visoje Lietuvoje, ir dirbant su partneriais, kad viskas įvyktų laiku, atnešė ir pasididžiavimo jausmą, juolab, kad tai buvo vienas iš pirmųjų projektų. Šiandien drąsiai galime pasakyti, kad jeigu galime suvaldyti NATO viršūnių susitikimą, veikiausiai, nėra projekto, kurio negalime suvaldyti. Juokaujame, kad esame kaip daktarės – sprendžiame problemą čia ir dabar“, – kalba Monika.

Ji priduria, kad NATO viršūnių susitikime didelis dėmesys buvo skiriamas ir spalvoms, kurios turėjo atspindėti mūsų šalį. „Tarkime, daugelis įmonių nori savo interjere atspindėti prekės ženklo spalvas. NATO viršūnių renginyje buvo parinkti lietuviški spalviniai sprendimai – laminuota ąžuolo imitacijos medžio plokštė, buvo labai daug žalios, geltonos spalvos, kurios yra ir mūsų šalies simbolis. Pavyzdžiui, paprasta detalė – renginyje buvo daug spintelių, kurios turėjo savo raktelius su žymelėmis. Mes išdėliojome raktelius su spalvotomis žymėlėmis spintelėse taip, kad susidėliotų geltona, žalia ir raudona – Lietuvos vėliava. Tai toks paprastas, nieko nekainuojantis sprendimas, tačiau jis reprezentavo Lietuvą ir tapo svarbiu akcentu“, – spalvų įtaką aiškina Monika.

Kokių erdvių reikia lietuviams?

Kaip kalba Monika, klientai atlieka namų darbus ir pasidomi tendencijomis, kas šiuo metu madinga pasaulyje, ypač Skandinavijos rinkoje, o akcentai gali būti atkartojami ir Lietuvoje.

„Pavyzdžiui, IT sektoriuje labai svarbios individualios darbo vietos, susitikimų kambariai, netgi miegamosios vietos, kur darbuotojas galėtų pailsėti. Dabar turime projektą, kur bus druskų kambarys – sveikatinimas, tvarumas žengia milžiniškais žingsniais į priekį. Jau nekalbu apie tai, kad populiarėja ir masažo kambariai, sūpynės, šachmatų lentos, amfiteatrai, skirti įvairiomis varžyboms stebėti. Labai dažnai įmonės nori biuruose turėti augalų, kurie padeda nusiraminti, papuošia aplinką, suteikia jaukumo. Prisitraukti darbuotoją į komandą yra pakankamai nelengva, todėl įmonės sudaro žmogui visas galimybes darbo aplinkoje jaustis kuo komfortiškiau“, – kalba M. Drigotienė. Ji priduria, kad tokių erdvių, kur žmogus gali pailsėti, pasikalbėti su kolegomis, šiuolaikiniuose biuruose yra daug.

V.Bružienė priduria, kad biuro konceptas kinta, tai jau nebėra ta vieta, kur darbuotojas ateidavo tik atlikti darbus. „Jeigu užduotis galima atlikti iš bet kur – kodėl turime būti biure? Biuras šiandien yra skirtas socializacijai, bendradarbystei, idėjų gvildenimui, komandiškumui – tam visgi reikia susitikti gyvai, vadinasi, ir erdvės turi atitikti tuos poreikius. Būtent todėl ir kuriamos multifunkcinės zonos, kuriose visai tai įgyvendinama praktiškai, o ir pasiekti rezultatai geresni. Taigi savo klientų klausiame, koks verslo modelis vyrauja įmonėje, kokias funkcijas darbuotojas atlieka – mes įsigiliname į darbuotojų poreikius, įmonės kultūrą, diskutuojame, koks biuras konkrečiai bendrovei tiktų labiausiai“, – kalba pašnekovė.

V.Bružienė akcentuoja ir tai, jog jų komanda ne tik įkuria naujus biurus, bet ir vykdo esamų transformacijas. „Jeigu įmonėje į biurą ateina tik 60 proc. darbuotojų, jie kasdien mato tuščius stalus. Vadovai, tokiu atveju, dažnai delsia priimti sprendimus ir transformuoti biurą į jaukų ir patogų tiems, kurie ateina į biurą. O juk tai gali padėti susigrąžinti likusius darbuotojus. Turime puikų pavyzdį, kai mes pakeitėme vienos įmonės biuro interjerą ir dabar jame dirba 100 proc. darbuotojų“, – dalinasi pašnekovė.

5 dalykai, kuriuos turite žinoti, norėdami įsirengti biurą

Įmonės įkūrėja V.Bružienė sako, kad norintys įsirengti biurą pirmiausia turėtų pasitelkti ekspertus, kadangi įmonėje dažniausiai nėra tokio žmogaus su specifinėmis žiniomis, galinčio suvaldyti tokio masto projektą – biuro ar patalpų įrengimą: „Per mano darbo patirtį, kai per metus atlikdavome daugiau kaip 1000 projektų, tik viena įmonė turėjo profesionalią projektų vadovę. Todėl siūlau į tai atsižvelgti – taip sutaupysite laiko ir pinigų.“

Antras itin svarbus etapas – biudžetas. Monika teigia, kad eksperto sudėliotas biudžetas, yra vienas svarbiausių šiame etape ir tam būtinai reikia žmogaus, išmanančio savo darbą ir padėsiančio sudėlioti taškus ant „i“.

„Trečias patarimas – įrengiant biurus, daug dėmesio skiriame darbuotojų gerovei, kad žmonės jaustųsi komfortiškai, nes tai padeda geriau atlikti kasdienius darbus. Juolab, kad dabar vyksta didžiulė kova dėl talentų, tad biuras turėtų ir pritraukti, ir išlaikyti naujus darbuotojus“, – pastebi V.Bružienė.

Ketvirtas dalykas – tvarumas, kuris turi atsispindėti biure, o ir biuras turi būti įrenginėjamas laikantis tvarumo principų.

„Penktas patarimas – galvokite apie įmonės augimą. Biurai turi būti įrengiami taip, kad būtų lengvai transformuojami ir juose būtų galima įrengti daugiau darbo vietų arba kaip tik, jeigu reikia, – sumažinti“, – kalba įmonės „Town Projects“ įkūrėja V.Bružienė, akcentuodama, jog geriausias sprendimas, norintiems išskirtinio biuro, patikėti šį darbą profesionalams, kurie taupys brangiausią dalyką – įmonės darbuotojų laiką.